Historique
Le service de synthèse d’ADN du CHUL existe depuis le 9 mars 1987, début de mon entrée en fonction au CHUL. Au départ, les séquences étaient synthétisées dans un synthétiseur à 4 colonnes avec une capacité de 8 séquences par jour, ce qui fait qu’il n’y a eu que 212 séquences la première année. C’est en 2003 et grâce au projet Génome Québec que le centre de recherche c’est porté acquéreur du synthétiseur ABI-3900. Ayant une capacité de 48 colonnes pour 144 séquences par jour, nous avons réalisé 15,194 séquences cette année-là, ce qui est encore aujourd’hui le record à battre pour le plus grand nombre de séquences synthétisées en une année. Depuis notre collaboration avec la compagnie IDT et l’instauration du portail IDT en 2009, nous livrons bon an mal an environ 10,000 séquences.
Globalement, depuis 30 ans, c’est plus de 171,000 séquences pour 4,900,000 bases d’une longueur moyenne de 28 bases par séquence.
Procédures
1- Les critères d’admissibilité, processus d’inscription et commande
Pour avoir accès au portail et passer des commandes, vous devez :
A- Être un membre du personnel du CHU de Québec (CHUL, HDQ, HSFA, HEJ et HSS) et posséder un budget de recherche du CRCHU de Québec (Ex: 81999-CG123456). Les autres institutions qui n’ont pas ce type de budget, doivent alors fournir un bon de commande (PO – Purchase Order) spécifique pour chaque commande.
En français :
Voici le guide d’utilisation du Portail/IDT (au format PDF) : Guide d’utilisation du portail IDT pour Mac et PC
Voici le fichier utilitaire pour vous aider à faire les commandes en français : TRANSFERT OLIGOS.xlsx
In English :
Here is a Portal/IDT guide (PDF file) : Portail IDT user’s guide for Mac and PC
Here is the utility file to help you make orders : SEQUENCE TRANSFER.xlsx
B- Avoir un ordinateur PC ou MAC avec un fureteur pour accéder au WEB.
C1- À la première utilisation :
- Se rendre au site du « https://www.idtdna.com/CRCHUQ » et NON au site de la compagnie IDT.
- Ouvrir un compte et définir un nom d’utilisateur et un mot de passe.
- Faire votre première commande immédiatement ou plus tard puis fermer la session.
- Je vous ferais parvenir un courriel afin d’obtenir des renseignements supplémentaires.
C2- Par la suite et pour toutes les autres commandes :
- Accéder au « https://www.idtdna.com/CRCHUQ » et NON au site de la compagnie IDT.
- Ouvrir une session grâce à votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
- Passer votre commande puis fermer la session.
Après votre inscription, je recevrai un avis d’acceptation d’ouverture de compte puis je communiquerai avec vous afin d’obtenir des renseignements supplémentaires. Par la suite, les commandes seront automatiquement acceptées.
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2- Explication du montant total d’une commande avec la taxe ajustée pour le CHU de Québec ou l’Université Laval
Lorsque vous faites une commande au portail, le montant total inscrit à la fin du processus n’affiche pas les taxes provinciale ni fédérale (Tax $0.00 CDN). Cependant, lors de la facturation périodique aux chercheurs, il faudra ajouter une taxe de 5.688% pour le CHU de Québec et de 6.934% pour l’Université Laval. C’est uniquement lors du traitement périodique des commandes que la taxe sera ajoutée. Il faut noter qu’il n’y aura pas de facturation en tant que telle mais plutôt un transfert de fonds du budget du chercheur vers le budget du service de synthèse d’ADN.
Selon notre exemple à droite, pour une commande du CHU de Québec de $290.18, il faudra ajouter 5.688% de taxe soit $16.51 pour un montant total de $306.69. Si la commande provient de l’Université Laval, il faudra ajouter 6.934% de taxe soit $20.12 pour un montant total de $310.30.
Tous les frais de transport sont acquittés par le service, vous n’avez donc aucuns frais à débourser sauf pour les livraisons sous glace sèche ou des frais spéciaux de manutention. Notez que ces frais n’apparaîtront pas lors de la commande au portail.
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3- Pour annuler rapidement une commande
Option 1 : La meilleure méthode pour annuler une commande est de « Chatter » . Pour ce faire, cliquer sur « Get Help – Chat Now » en haut à droite de l’écran d’accueil du site du portail IDT. Inscrire les informations pertinentes et le numéro de commande (IDT Sales Order number ou SO#) que vous avez obtenu par courriel peu de temps après votre commande. Choisir le type d’aide «I want information about my order, account, or pricing». Après le message d’accueil de la représentante IDT, inscrire simplement que vous désirez annuler la commande SO#nnnnnnn.
Option 2 : Aussi par téléphone chez IDT au 1-800-328-2661 (en Anglais seulement).
Option 3 : Vous pouvez toujours envoyer un courriel, mais vous risquez de ne pas être lu en temps pour permettre l’annulation de votre commande.
Dans tous les cas, il faut fournir le numéro de commande (IDT Sales Order # ou SO#) que vous avez reçu par courriel d’IDT suite à l’envoi de votre commande.
Il faut impérativement annuler votre commande avant 16h00 le même jour, car les oligos sont synthétisés durant la nuit suivante et une annulation devient difficile à obtenir.
Pour éviter les tracas, veuillez bien vérifier votre commande avant de l’envoyer.
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4- Pour obtenir de l’information supplémentaire
Nous avons préparé pour vous une série de fichiers afin de vous venir en aide lors de l’utilisation du portail. Notamment, plusieurs bulletins techniques au format PDF et un utilitaire Excel pour la commande de vos oligos. Pour obtenir ces fichiers, il vous suffit de consulter la section « Documents ».
Le portail comporte plusieurs avantages, comme faciliter les commandes, centraliser les livraisons au pavillon CHUL et n’avoir aucuns frais de livraison. Les commandes pour les autres sites sont redistribuées quotidiennement.