Remarque : pour tout ce qui a trait aux archives médicales (dossiers médicaux), veuillez communiquer avec l’équipe des archives médicales à l’adresse suivante : archivesrecherche@chudequebec.ca  

La Direction du Centre de recherche du CHU de Québec-Université Laval (DCRCHU) offre un environnement permettant un archivage électronique sécuritaire, le tout administré par la Plateforme de recherche clinique et évaluative (PRCE). 

La PRCE offre à ses clients et clientes un service d’archivage électronique de qualité, réalisé dans ses stations de numérisation à jour, et ce, dans le respect d’un processus de validation interne. La PRCE assure son rôle et ses responsabilités de façon à offrir un service efficace et une logistique d’application des plus simplifiées aux parties concernées. Également, le processus de numérisation des documents est entièrement pris en charge et effectué par la PRCE. 

Il est de la responsabilité du (de la) chercheur·euse principal·e ou du (de la) chercheur·euse responsable, du (de la) promoteur·trice et de l’équipe dont le projet a été autorisé dans l’établissement d’être au courant des modalités entourant l’archivage de celui-ci. À cet effet, la conservation des documents de l’essai se doit d’être planifiée dès le début de l’étude par le ou la partenaire ou le promoteur-chercheur ou la promotrice-chercheuse, notamment pour s’assurer que les ressources financières et humaines seront disponibles et prévues, et ainsi respecter les exigences réglementaires. 

C’est au (à la) chercheur·euse principal·e de l’essai clinique et à son équipe qu’il incombe de préparer les documents à archiver de façon à ce qu’ils soient lisibles, intègres et complets, et de s’assurer à ce que les originaux devant être conservés le soient. De plus, ils doivent s’assurer que la documentation remise à l’équipe de la PRCE soit au préalable épurée et préparée selon les bonnes pratiques détaillées dans le présent document. 

Le (la) chercheur·euse principal·e a également la responsabilité de s’acquitter des frais associés à l’archivage électronique de ses documents de projet de recherche clinique, le cas échéant.