Category Archives: Information importante

Connaissez-vous l’impression sécurisée (follow-you)?

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Le parc d’impression du CHU permet d’envoyer un document dans une file d’attente sécurisée sur le serveur d’impression.  Il ne vous restera plus qu’à vous rendre sur le poste d’impression désiré et de vous identifier pour faire imprimer votre document sur celui-ci.  Terminé les documents imprimés laissés sans surveillance sur le photocopieur de votre secteur!

Nous vous rappelons que pour les imprimantes qui ne font pas partie du parc d’impression, une clause grand-père permet de les conserver jusqu’à désuétude ou bris.  Il y aura intégration au parc d’impression suite à cette attrition.

Pour plus d’information sur le parc d’impression et la procédure d’impression sécurisée (follow-you) suivez ce lien.

Nouveautés de l’équipe TI – printemps 2022

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Nouveau membre dans notre équipe

Nous souhaitons la bienvenue à Michaël Pigeon, technicien informatique, qui s’est joint à notre équipe depuis quelques semaines.  Michaël s’occupera principalement du support aux utilisateurs pour les services que nous gérons (Office 365 CRCHU, site web et extranet, Agora, demande d’accès au TS…).

Nouvel outil pour les demandes de support pour Office 365 CRCHU, le site web, les demandes TS et Agora

Pour mieux gérer les nombreuses demandes de support que l’équipe TI du Centre de recherche reçoit chaque semaine, nous avons mis en place un système de gestion en ligne disponible à l’adresse support.crchudequebec.ca.  L’outil retenu est le logiciel libre OSTicket.

Ce système nous permettra d’optimiser le temps de réponse et le suivi des demandes reçues et vous permettra de suivre en temps réel vos demandes de support.

Microsoft Forms

Dans les prochaines semaines, nous activerons l’outil Forms pour tous les comptes Office 365 du CRCHU.  Forms permet de créer des formulaires, des sondages ou des questionnaires en ligne facilement et de récupérer les données dans un fichier Excel.  Vous trouverez plus d’information sur Forms en suivant ce lien.

Rappel : Activation de l’authentification multifacteur (MFA) sur votre compte Office 365 CRCHU

Pour ceux n’ayant pas encore activé l’authentification MFA sur votre compte Office 365 CRCHU, nous vous rappelons que vous devez le faire rapidement.  Il en va de la sécurité de vos données et de vos accès.  Nous utilisons maintenant l’authentification Office 365 pour la connexion sécurisé pour nos principaux systèmes informatiques gérés par l’Équipe TI : site web et extranet, Agora, outil de demande de support.

Si ce n’est pas déjà fait, nous vous invitons à configurer votre authentification multifacteur en suivant ce lien.

 

Migration Windows 7 vers Windows 10 : exclusion des ordinateurs en Windows 7 des réseaux DCRCHUQ et domain_CHUQ

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La DRI nous a informé que les postes toujours en Windows 7 ne pourront plus désormais être connectés aux réseaux DCRCHUQ (recherche) et domain_CHUQ (clinique).

Ils devront être mis à niveau à Windows 10 ou être isolés si nécessaire (logiciel ou équipement scientifique incompatible).

Il est très important de communiquer rapidement avec la DRI si votre ordinateur est toujours en Windows 7 et qu’aucune entente avec eux n’a été déjà prise.

Nous vous rappelons que Microsoft n’offre plus aucune mise à jour de sécurité pour Windows 7 et que la DRI travaille depuis plusieurs mois à migrer tous les postes en Windows 7 vers Windows 10.

Extrait du courriel envoyé à tous le 11 décembre 2019 :

Fin du support Microsoft Windows 7

Lors de la parution de Windows 7 en octobre 2009, Microsoft s’est engagé à assurer le support pendant 10 ans. Le jour de la fin de la prise en charge de Windows 7 sera précisément le 14 janvier 2020. Après cette date, l’assistance technique et les mises à jour logicielles de Windows Update permettant de protéger votre PC ne seront plus disponibles gratuitement. Ainsi, si vous utilisez encore ce système d’exploitation après le 14 janvier 2020, votre PC risque d’être exposé à certaines failles de sécurité. Microsoft conseille vivement de passer à Windows 10 avant le 14 janvier 2020 pour éviter de vous trouver dans une situation où vous aurez besoin d’un service ou d’un support qui ne sera plus disponible.

Qu’est-ce qu’un PC « Standard CHU de Québec-Université Laval »?

C’est un PC acheté via le service des approvisionnements du CHU de Québec-Université Laval (CHU) selon les spécifications du catalogue GACEQ (contrat GACEQ, suite à un appel d’offres) ou de Zone Université Laval. Le PC doit avoir les spécifications minimales requises exigées lors de l’acquisition. Pour accueillir la nouvelle version Windows 10, le PC doit avoir au minimum les requis matériels suivants :

  • 8Go de RAM
  • 240Go espace disque
  • Processeur Intel i5

Support étendu Windows 7

Microsoft offre une année de support additionnel pour Windows 7. Pour obtenir ce support pour l’année 2020, le CHU doit en faire l’acquisition. Ce support étendu permet d’avoir accès aux rustines de sécurité pour une période de 12 mois.

Voici les cinq situations possibles :

  1. PC standard CHU qui a la capacité de migrer à Windows 10
    La DRI assumera les coûts de la licence Microsoft Windows 10 ainsi que les coûts de support étendu de Windows 7 pour l’année 2020. Les techniciens de la DRI feront les travaux de migration.

    Vous pouvez consulter les paramètres du support de la DRI au : https://www.crchudequebec.ulaval.ca/equipe-ti/dri-chu/support-technique/.

    Le propriétaire du PC doit faire lui-même les validations avec les fournisseurs spécifiques d’applications de son domaine de recherche afin de valider la compatibilité logicielle et matérielle avec Windows 10.  Par la suite, la DRI pourra accompagner le propriétaire afin de déterminer avec lui comment rendre son PC conforme.

  2. PC standard CHU qui est trop désuet et qui ne peut pas migrer à Windows 10
    Idéalement, le PC devrait être remplacé avant le 14 janvier 2020. Sinon, la DRI paiera les coûts de support étendu de Windows 7 pour l’année 2020, mais le propriétaire du PC devra s’engager à remplacer son ordinateur au cours de l’année 2020 avec les spécifications requises et la version de Windows 10 Pro 64 bits.Le nouvel ordinateur devra :- être un PC standard CHU;
    – avoir la version Windows 10 pro 64 bits;

    Une preuve d’achat sera exigée pour mettre le PC sur le réseau.  La DRI s’assurera de la conformité du nouveau PC et le joindra au domaine DCRCHUQ (ou domaine CHUQ en recherche clinique).

    Le propriétaire du PC doit faire lui-même les validations avec les fournisseurs spécifiques d’applications de son domaine de recherche afin de valider la compatibilité logicielle et matérielle avec Windows 10.  Par la suite, la DRI pourra accompagner le propriétaire afin de déterminer avec lui comment rendre son PC conforme.

  3. PC non standard avec capacité de migrer à Windows 10

    Le propriétaire du PC doit acquérir lui-même une licence Windows 10 – Pro 64 bits et procéder lui-même à la mise à jour de son PC pour être en mesure de rester branché sur le domaine DCRCHUQ (ou domaine CHUQ en recherche clinique). La licence peut être achetée directement sur le site de Microsoft ou de grands détaillants ou autres fournisseurs reconnus.

    EXCEPTION : postes CIFSS (domaine Facultés sciences santé pour employés/professeurs UL; pour autres Facultés, voir avec les équipes support TI facultaires), contacter aide@cifss.ulaval.ca.

    Une preuve d’achat sera exigée pour mettre le poste sur le réseau.  La DRI s’assurera de la conformité du nouveau PC et le joindra au domaine DCRCHUQ (ou domaine CHUQ en recherche clinique).

    Le propriétaire du PC doit faire lui-même les validations avec les fournisseurs spécifiques d’applications de son domaine de recherche afin de valider la compatibilité logicielle et matérielle avec Windows 10.  Par la suite, la DRI pourra accompagner le propriétaire afin de déterminer avec lui comment rendre son PC conforme.

    Si la mise à jour n’est pas effectuée avant le 14 janvier 2020, l’ordinateur sera mis par défaut dans un VLAN (sous-réseau) d’exception. Dans ce VLAN seulement l’accès à Internet est permis – aucun accès aux données des répertoires partagés ne pourra se faire sans passer par un TS (Terminal Server).

  4. PC non standard qui n’a pas la capacité de migrer à Windows 10

    Le propriétaire du PC doit faire un remplacement complet de son PC avant le 14 janvier 2020 ou il sera automatiquement mis dans le VLAN d’exception.

    Idéalement, afin d’obtenir les avantages de support offert par la DRI, le nouveau poste devra :

    – être un PC standard CHU de Québec – UL;
    – avoir la version Windows 10 pro 64 bits;

    Une preuve d’achat sera exigée pour mettre le poste sur le réseau.  La DRI s’assurera de la conformité du nouveau PC et le joindra au domaine DCRCHUQ.

  5. PC non standard qui est relié à un instrument scientifique

    Le propriétaire du PC doit faire lui-même les validations avec les fournisseurs spécifiques d’applications de son domaine de recherche afin de valider la compatibilité logicielle et matérielle avec Windows 10, puis s’il y a un coût pour les licences du logiciel de l’instrument, etc.  Par la suite, la DRI pourra accompagner le propriétaire afin de déterminer avec lui comment procéder : rendre son PC conforme ou l’isoler sur le VLAN biomédical (pas d’accès Internet, accès sécurisé à des répertoires réseau partagés, accès à des imprimantes réseau).

 

Activation du MFA sur les comptes Office 365 du CRCHU

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Pour protéger votre compte Office 365 CRCHU et vos données, le CRCHU a décidé d’activer l’authentification multifacteur (MFA) sur l’ensemble des comptes.  L’activation sera échelonné sur plusieurs semaines à partir d’aujourd’hui.  Vous recevrez un courriel vous indiquant quand le MFA sera activé sur votre compte quelques jours avant cette date.

L’authentification multifacteur ajoute une étape de vérification pour prouver que vous êtes bien l’utilisateur ayant accès à ce compte lorsqu’un nouvel appareil ou une nouvelle application tente de se connecter.  Plusieurs méthodes de vérification sont disponibles : code généré par une application sur votre cellulaire, envoyé par SMS ou par message vocal.

Nous allons activer le MFA par groupe de comptes.  Lorsque votre compte passera en mode MFA, vous aurez 14 jours pour configurer vos méthodes de vérification.  Lors de votre prochaine connexion, le système vous indiquera que plus d’informations sont requises pour la sécurité de votre compte puis vous guidera pour choisir et configurer les méthodes de vérification.  Vous devez activer plus d’une méthode au cas où votre méthode principale serait non disponible lorsque vous en aurez de besoin.

Si vous le désirez, vous pouvez configurer dès aujourd’hui vos méthodes de vérification MFA en suivant le lien suivant (n’oubliez pas de vérifier que vous êtes bien connecté à votre compte Office 365 CRCHU) : https://aka.ms/mfasetup.  Lorsque votre tour viendra, nous activerons le MFA automatiquement sur votre compte.

Pour plus d’information sur l’authentification multifacteur (MFA) au CRCHU, visitez notre site à l’adresse suivante : https://www.crchudequebec.ulaval.ca/equipe-ti/courriel-et-collaboration/authentification-multifacteur-mfa/

Si vous rencontrez des problèmes pour configurer vos méthodes d’authentification, contactez-nous à office365@crchudequebec.ulaval.ca.

Si vous utilisez une version plus ancienne que Microsoft Outlook 2016 sur votre ordinateur, veuillez utiliser la version web disponible sur https://portal.office.com.  Si votre ordinateur est un ordinateur du CRCHU, vous pouvez faire une demande à la DRI pour faire installer une version plus récente de la suite Microsoft Office sans frais sur celui-ci.

Merci de votre collaboration.

Webconférences et visioconférences

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L’info Covid-19 du 27 mai dernier indiquait une démarche pour l’organisation de visioconférences. Quelques nuances doivent y être ajoutée, dont la différence entre webconférences et visioconférences.

Organisation de visioconférences Zoom
Afin d’organiser une visioconférence avec Zoom, il suffit de compléter la demande de visioconférence, selon le même principe que pour une visioconférence avec les systèmes Cisco, en précisant le besoin, le nombre de participants, la date et l’heure, en plus de spécifier que c’est pour utiliser une licence Zoom institutionnelle.
  1. Privilégier les webconférences via Teams, puisque le CRCHU, l’UL et le réseau SSS (santé et service sociaux) ont tous des licences institutionnelles. La capacité d’une rencontre est de 250 participants. Voir ce lien pour un survol de l’application : https://www.crchudequebec.ulaval.ca/equipe-ti/courriel-et-collaboration/teams/.
     
  2. La DR détient UNE licence Zoom avec une capacité de 500 participants. Si vous prévoyez plus de 250 participants, vous pouvez contacter Marjorie Aubé pour voir les disponibilités.
     
  3. Chaque professeur de l’UL a accès a une licence Zoom personnel pour 60$/an avec une capacité de 300 participants. S’informer auprès de votre Faculté.
     
  4. Pour une visioconférence avec les systèmes Cisco du CHU, il faut compléter la demande de visioconférence. Pour précision, les licences Zoom acquises par le MSSS et attribuées aux établissements permettent l’utilisation des systèmes de visioconférence traditionnels Cisco dans une rencontre ZOOM et vice versa.
     

Implantation de Office 365 : état d’avancement

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En octobre dernier, nous avons commencé l’implantation de Office 365 au Centre de recherche du CHU de Québec.  Voici l’état actuel de l’avancement de ce projet.

Utilisateurs

Dans une première phase, nous avons migré tous les membres ayant déjà une adresse de courriel @crchudequebec.ulaval.ca.  La migration s’est bien déroulé.

Dans une deuxième phase, nous avons mis en place une procédure pour que tout nouveau membre arrivant au CRCHU (dans un axe ou un service) obtienne un compte Office 365 et une adresse de courriel @crchudequebec.ulaval.ca.  De plus, une nouvelle procédure de fermeture des comptes lors du départ d’un membre a aussi été mise en place.

Finalement, notre service a créé des comptes pour tous les membres actifs (axes et services) au CRCHU qui n’en avait pas encore.  100% des membres des axes de recherche et des services du CRCHU de Québec ont maintenant un compte Office 365.

Pour les membres hors-axe, la création se fait, pour l’instant, à la demande.  Pour demander la création d’un compte Office 365 et d’une adresse de courriel @crchudequebec.ulaval.ca pour un membre hors-axe, vous pouvez contacter le service RH du centre de recherche.

Outils

Pour des raisons de temps et de disponibilité, nous n’avons pas activé tous les outils Office 365 lors du lancement.  Nous nous sommes concentré sur les principaux outils : Outlook (courriel), OneDrive et Office online et Skype Entreprise.

Nous sommes maintenant prêt à lancer deux nouveaux outils.

SharePoint

Depuis peu, nous avons activé l’outil de collaboration SharePoint.  SharePoint permet la création de 2 types de portail : les portails d’équipe et les portails de communication.

Un portail d’équipe permet de regrouper en un seul endroit, des informations pour les membres d’une équipe ou d’un projet : documents, fichiers, informations, communiqués, listes, calendriers, liens, wiki…

Un portail de communication permet de communiquer le même genre d’information que le portail d’équipe mais de façon publique à la communauté (mais toujours à l’interne).

Nous travaillons présentement avec certains axes pour leur créer des portails d’information pour leurs membres.  Une fois lancés, ces portails seront reliés à l’extranet du CRCHU de Québec.

Planner

Planner, un outil de planification de projets, est aussi sur le point d’être activé pour tous.  Cet outil permet la création et l’attribution de tâches aux membres d’une équipe ainsi que leur suivi jusqu’à complétion.

À venir : Teams

L’outil en cours d’évaluation présentement est Teams.  Teams est un outil de collaboration et de communication permettant aux membres d’une équipe de partager de l’information (des documents, des services, des connaissances, des tâches…) et de communiquer (écrit, audio et vidéo) à un seul endroit.  Teams est le successeur de Skype Entreprise.  Nous sommes en train d’évaluer le produit présentement pour ensuite le tester avec quelques équipes.  Microsoft développe rapidement cet outil et plusieurs fonctionnalités intéressantes sont prévues d’ici la fin de l’année.

Autres outils : Yammer, Sway, Stream…

Chaque outil faisant partie de Office 365 sera étudié pour permettre d’évaluer les besoins, les priorités et nous permettre de vous offrir un bon niveau de support dès leur lancement.

Support Office 365

Depuis le début du projet, nous avons mis en place ce portail pour réunir en un endroit toute l’information pour configurer et utiliser Office 365 et ses outils.  Le contenu sera bonifié en continu pour vous permettre d’y trouver l’information la plus complète et à jour pour vous aider à utiliser pleinement ces outils de collaboration.  Nous sommes aussi toujours disponible pour répondre à vos questions via l’adresse office365@crchudequebec.ulaval.ca.

Plus d’information sur Office 365 au CRCHU de Québec

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Depuis plusieurs semaines maintenant, le Centre de recherche a migré ses comptes de messagerie vers Microsoft Exchange Online et Office 365.

En plus du serveur de courriel, Office 365 offre une multitude d’outils de collaboration.  Dans un premier temps, nous avons choisi d’activer Exchange Online, OneDrive, Office Online et Skype Entreprise.

Exchange Online (courriel)

Chaque personne ayant un compte Office 365 fourni par le Centre de recherche a une boite de courriel de 50GB hébergée dans le nuage Microsoft.

Pour plus d’information.

Avec le changement de serveur, le filtre antipolluriel a été remplacé par celui de Microsoft.  Ce nouveau filtre est à deux niveaux : le dossier courrier indésirable de votre boite et la quarantaine.

Pour plus d’information.

OneDrive et Office Online

Chaque personne ayant un compte Office 365 fourni par le Centre de recherche a accès à 1To d’espace disque dans le nuage (cloud drive).  Cet espace disque est accessible de partout via l’internet et vous pouvez partager les dossiers et fichiers avec qui vous voulez.  Microsoft offre aussi une application pour ordinateur et mobile pour accéder et synchroniser des dossiers et fichiers vers votre espace OneDrive.  De plus, des versions légères de Word, Excel, Powerpoint et OneNote en ligne sont disponibles via OneDrive pour créer, consulter et modifier des fichiers hébergés dans votre OneDrive.

Pour plus d’information.

Skype Entreprise

Chaque personne ayant un compte Office 365 fourni par le Centre de recherche peut maintenant utiliser Skype Entreprise pour communiquer (texte, audio et vidéo) avec toute personne ayant un compte Skype Entreprise (au CR, au CHU ou ailleurs) ou Skype standard.  Skype Entreprise permet aussi le partage d’écran ou de tableau blanc (whiteboard) entre les participants.

Pour plus d’information.

Au cours de la prochaine année, d’autres outils Office 365 seront évalués, testés et activés par notre équipe.  Nous vous informerons périodiquement des nouveaux outils mis à votre disposition.