Notre équipe travaille en concert avec le service des ressources humaine du Centre de recherche du CHU de Québec-Université Laval pour la fermeture des comptes Office 365 et des adresses de courriel @crchudequebec.ulaval.ca.
Lors du départ d’un membre du CRCHU, le service des RH enregistre le départ de la personne dans le système de gestion Agora. Une date de fermeture de son compte Office 365 et de son adresse de courriel sera indiquée à son dossier (par défaut, 2 semaines après le départ). Le vendredi suivant cette date, un avis de fermeture de son compte lui sera envoyé sur son adresse @crchudequebec.ulaval.ca. Si le statut du membre n’est pas changé, son compte Office 365 et son adresse de courriel seront désactivés la semaine suivante.
Un fois son compte désactivé, le membre n’aura plus accès à ses courriels, à son OneDrive institutionnel et aux autres outils de collaboration. Lorsqu’un compte Office 365 est désactivé, son contenu est conservé pendant 30 jours avant d’être effacé définitivement.
Le courriel en question aura comme sujet « Avis de fermeture de boîte de courriel et de compte Office 365 / Mailbox and Office 365 account closure notice », sera envoyé à son adresse @crchudequebec.ulaval.ca et proviendra de office365@crchudequebec.ulaval.ca.
Exemple du courriel de fermeture qui sera envoyé
Demande d’un délai à la fermeture
Dans des cas exceptionnels, un délai allant jusqu’à 3 mois peut être demandé. La raison de la demande sera évaluée avant d’être appliquée.
Demande de couper immédiatement l’accès
Il est possible de demander que l’accès soit coupé immédiatement à un membre, pour se faire vous devez passer par le service RH.