Qu’est-ce que c’est?
Bookings with me (ou « Boookings avec moi » en français) dans Outlook est une page web de planification personnelle qui s’intègre aux informations de disponibilité de votre calendrier Outlook. Bookings with me permet de planifier une réunion ou un rendez-vous avec vous. Vous pouvez créer des types de réunion personnalisés à partager avec d’autres personnes afin qu’elles puissent facilement planifier l’heure avec vous en fonction de votre disponibilité et de vos préférences. Vous recevez tous les deux une confirmation par e-mail et les participants peuvent mettre à jour ou annuler les réunions planifiées avec vous à partir de votre page Bookings with me. Avec Booking with me, vous pouvez :
- Planifier des entrevues avec des candidats externes
- Configurer des réunions client et client
- Planifier le support technique
- Configurer les heures de bureau
- Configurer les heures de mentorat
- Réunions 1:1 avec rapports directs
Utiliser Bookings with me
- Allez sur https://outlook.office.com/mail/ et allez le calendrier
- Cliquez sur « Modifier ma page Bookings »
- Ajoutez les types de rendez-vous que vous souhaitez autoriser les gens à réserver.
- Public : Celles-ci s’affichent sur votre page de réservation et tout le monde peut la voir
- Privé : Seuls ceux qui ont le lien peuvent voir
- Dans la page d’édition du type de rendez-vous, marquez le titre, la catégorie la description, un emplacement, si c’est une réunion Teams, la durée du rendez-vous. Vous pouvez choisir dans quelles heures qu’un utilisateur puisse prendre rendez-vous avec vous avec l’option « Planifier la personnalisation ». Les utilisateurs peuvent réserver du temps avec vous uniquement pendant les emplacements que vous spécifiez et lorsque vous n’avez pas de conflits. Si vous utilisez l’option « Utiliser mes heures de réunion normales », la personne aura la possibilité de prendre un rendez-vous que dans la plage d’horaire que vous avez mis dans « Afficher les heures de réunion régulières » :
Si vous choisissez l’option « Utiliser des heures de disponibilité personnalisée », la personne aura la possibilité de prendre un rendez-vous avec les heures que vous avez choisies :
L’utilisateur ne pourra pas réserver un rendez-vous avec vous vers la fin de votre plage de réservation. Ex : Si la durée de rendez-vous que vous avez choisie est de 1 heure et que votre plage d’horaire se termine à 17h, l’utilisateur ne pourra pas prendre un rendez-vous entre 16h et 17h.Options avancés :
- Vous pouvez déterminez une marge avant et après le rendez-vous avec un certain temps si jamais vous ne voulez pas de rendez-vous un à côté de l’autre.
- Avec l’option « Limiter l’heure de début à », vous pouvez choisir l’intervalle de quand le rendez-vous va commencer. Ex : Si le rendez-vous est à 14h et que vous avec choisi l’intervalle à 5 minutes, l’heure de début sera entre 13h55 et 14h05.
- Aussi, vous pouvez choisir entre le temps que l’utilisateur va choisir l’heure du rendez-vous et à l’heure auquel l’utilisateur a pris rendez-vous. Ex : Si l’utilisateur veut prendre un rendez-vous à 14h et il est 13h au moment où il prend rendez-vous, mais que vous avez mis le délai minimal à 8 heure, l’utilisateur ne pourra pas prendre de rendez-vous :
- Lorsqu’une personne prendra rendez-vous avec vous, vous aurez un mail de confirmation disant avec qui et quand est le rendez-vous et le lien Teams si vous avez coché « Réunion Teams » sur la page d’édition du type de rendez-vous.
Prendre un rendez-vous avec une personne
- Pour prendre un rendez-vous avec une personne, vous devez avoir le lien pour accéder au calendrier de rendez-vous de la personne.
- Vous aurez accès à cette page :
Sélectionner la réunion, une date et une heure et cliquez sur « Suivant ». Inscrivez une note (facultatif) et cliquez sur « Réserver »
- Lorsque que le rendez-vous sera pris, vous aurez le rendez-vous qui apparaitra sur votre calendrier Outlook.
- Si votre rendez-vous est sur Teams, ouvrez l’évènement sur le calendrier. Cliquez sur « Cliquez ici pour participer à la réunion » pour ouvrir Teams et accéder à la rencontre avec la personne auquel vous avez pris rendez-vous :
