Avant d’envoyer un courriel
Songez à votre message, à vos destinataires et aux moyens de les joindre. Posez-vous les questions suivantes :
- Quel est mon message principal?
- À qui est destiné ce message?
- Est-ce que le message que je souhaite partager doit être nécessairement envoyé par courriel?
Est-ce que je peux utiliser d’autres moyens de communication comme le site web, le téléphone, les rencontres…?
Alternatives au courriel
- Nouvelles sur le site web
- Activités sur le site web
- Offre d’emploi sur le site web
- Téléphone
- Rencontres
- Teams
- SharePoint
- Répertoires partagés
- Note dans les lieux fréquentés par les personnes ciblées
- Etc.
- Objets perdus ou à donner;
- Harcèlement, violence ou abus effectué par le biais du courrier électronique;
- Propagande (religieuse, politique, etc.);
- Annonce de spectacle;
- Vente (autre que liée à la mission du CHU de Québec ou à une souscription à la Fondation du CHU de Québec);
- Sollicitat́ion caritative autre que celles liées à la Fondation du CHU de Québec;
- Publicité et message de style « petite annonce »;
- Départ à la retraite ou changement de personnel outre que le personnel cadre;
- Annonce d’activités personnelles.
Envoyer un courriel
- Vérifiez que votre message est adressé aux bonnes personnes et à un nombre limité de destinataires.
- Donnez à vos courriels un titre court, précis et qui informe le destinataire de son contenu dans l’objet.
- Regroupez vos informations et rédigez vos courriels brièvement et clairement.
- Précisez la date de réponse de votre courriel dans l’objet, au besoin.
- Évitez les images et les fichiers joints, ils occupent de l’espace disque inutilement.
Insérer des pièces jointes
- Insérez des fichiers joints seulement si les destinataires n’ont pas accès à un répertoire commun ou à un dossier partagé sur OneDrive.
- Compressez les fichiers joints lourds afin d’en faciliter le téléchargement.
- Lors d’un envoi à plusieurs destinataires, évitez les pièces jointes. Intégrez plutôt le contenu de la pièce jointe dans le courriel.
Règles d’éthique
- La propriété d’une boite courriel avec une adresse institutionnelle appartient à l’employeur.
- Vous êtes responsable et imputable du contenu des courriels que vous rédigez.
- Utilisez votre adresse courriel professionnelle strictement pour des échanges professionnels et limités aux messages et aux fichiers qui sont en lien avec le travail.
- Évitez les majuscules comme principal caractère ainsi que l’emploi du rouge et de l’italique. Limitez les caractères gras et soulignements. N’abusez pas des abréviations et relisez-vous.
- Faites preuve de patience et laissez le temps au destinataire de vous lire, celui-ci peut être absent.
- Appliquez les règles de droit d’auteur : indiquez dans votre courriel la source des éléments dont vous n’êtes pas l’auteur.
Règles de sécurité
- La participation à des chaines de courriels est interdite.
- Évitez d’insérer des images animées, elles peuvent véhiculer des virus cachés.
- Verrouillez votre ordinateur lorsque vous quittez votre bureau afin de vouś
protéger contre le vol d’identité. - Conservez votre mot de passe secret. Ne l’inscrivez pas sur votre ordinateur ou sur votre bureau.
- La confidentialité d’un courriel n’est jamais assurée à moins de chiffrement.