Tout comme l’Université Laval, le Centre de recherche du CHU de Québec-Université Laval demande à ce que les activités de recherche sur tous les sites soient strictement limitées à celles qui sont indispensables à la poursuite des projets ou protocoles en cours, c’est-à-dire :

  • celles dont la cessation engendrerait de lourdes pertes de données
  • celles nécessaires pour assurer la santé des animaux
  • celles dont les souris d’une colonie sont prêtes et qui ont l’âge requis pour un protocole spécifique et le maintien de certaines cultures cellulaires
  • certaines activités de recherche dont le personnel et l’équipement pourraient permettre d’accompagner ou de soutenir des services de soins de santé s’ils étaient demandés.

Les activités de recherche au CHU de Québec en lien avec le COVID-19 sont évidemment considérées comme indispensables. Toutes les activités de recherche exceptionnellement permises doivent respecter les consignes de « distanciation sociale ».

Le Centre de recherche vous demande de ne pas entreprendre de nouveaux projets de recherche nécessitant une présence physique au sein de vos laboratoires dans la mesure du possible et de faire preuve de jugement. Nous savons à quel point vos expériences sont importantes, mais la situation mondiale nous demande une responsabilité sociale sans précédent.

Toutes les activités de recherche qui peuvent se dérouler à distance et qui ne nécessitent aucune présence physique en centre ou en laboratoire peuvent être maintenues.

Au sujet du recensement des activités indispensables demandé dans le courriel de l’Université Laval du 24 mars, des précisions ainsi qu’un lien web ont été envoyés le 26 mars par le CRCHU aux chercheurs effectuant de la recherche au CHU de Québec-Université Laval.  Nous demandons votre collaboration pour le remplir le plus rapidement afin de se conformer dans les meilleurs délais aux directives de l’Université Laval. 

Les accès sont sécurisés.  Pour circuler, vous aurez besoin de votre carte d'identité et carte d'accès s'il y a lieu.  Nous vous référons à la page du CHU de Québec, qui contient l'information concernant tous les intervenants du CHU de Québec-Université Laval, y compris ceux du Centre de recherche du CHU Université-Laval (CRCHU).  

Des informations supplémentaires seront ajoutées sur cette page en fonction de l'évolution de la situation.

Comme la situation évolue rapidement, nous vous remercions de votre compréhension lorsque les réponses à vos questions ne sont pas disponibles dans l'immédiat.

Dernière mise à jour
2020-04-02 @ 15:49

Les directives du CHU de Québec relativement au COVID-19 s’appliquent à tout le personnel (professeurs, étudiants, employés et stagiaires postdoctoraux) œuvrant en recherche au CHU de Québec, peu importe la source salariale.

Directives du CHU

Directives de l'Université Laval

Directives de la faculté de médecine

Pour des questions particulières à la recherche, svp écrire à l'adresse covid19@crchudequebec.ulaval.ca.

Informations spécifiques à la recherche

Informations spécifiques à la recherche

Vous avez des symptômes? Restez à la maison 

Le CHU de Québec réitère à tout le personnel de retourner rapidement à la maison s’il a des symptômes (fièvre ou toux ou mal de gorge ou difficultés respiratoires ou syndrome d’allure grippal ou perte de l’odorat ou diarrhées) et ce même s’il ne revient pas de voyage ou qu’il n’a pas été en contact avec une personne avec symptômes de la COVID-19. La COVID-19 peut se présenter avec des symptômes légers.  

En cas de symptômes : avisez votre supérieur, restez à votre domicile et appelez le 55525. 

Mesures d’hygiène et port des ÉPI

Nous vous rappelons l’importance des mesures d’hygiène des mains : elle est OBLIGATOIRE pour toute personne entrant dans l’établissement, incluant le CRCHU.

Le port des équipements de protection individuelle (ÉPI) approprié (et de façon judicieuse) dans le cadre de vos fonctions reste aussi de mise :

Il est important d’ajuster les activités de recherche dans les laboratoires et autres espaces afin de respecter les règles de distanciation sociale et autres règles émises par la Santé publique et présentement en vigueur. 

Obligation de récupérer les masques N95, contenants et cartouches vides de mousse alcoolisées

Suivre les directives du CHU de Québec

Directive pour les soutenances

Pour connaître les plus récentes directives de l’Université Laval, consulter le lien suivant : https://www.ulaval.ca/notre-universite/coronavirus-2019.

Statut des cours de 2e et 3e cycle qui se donnent au CRCHU

Pour connaître les plus récentes directives de l’Université Laval, consulter le lien suivant : https://www.ulaval.ca/notre-universite/coronavirus-2019.

Personnes visées par ces directives

Les directives concernant les restrictions de voyages pour les personnes travaillant dans les établissements de santé s’appliquent non seulement aux médecins, résidents et externes, aux professionnels de la santé et leurs étudiants, mais à l’ensemble du personnel incluant les personnes œuvrant dans les centres de recherche hospitaliers.

Clinique de dépistage pour les employés du CHU

Une clinique de dépistage a été mise en place pour les employés du CHU de Québec. Pour plus d’information, consulter la page Covid-19 du CHU. 

Projets de recherche sur la Covid-19

Pour les projets sur la Covid-19, nous vous rappelons que les démarches habituelles en matière de déontologie doivent être suivies, que ce soit en ce qui a trait au dépôt des documents auprès des intervenants en éthique humaine ou animale, ainsi qu’aux risques biologiques, chimiques ou à la radioprotection.

Questions ou situations particulières

Les cas particuliers doivent être adressés à la Direction de la recherche, à l’adresse courriel :   covid19@crchudequebec.ulaval.ca 

Isolement obligatoire et déclaration

Rappel : Si ce n'est pas déjà fait, tous les cas en isolement obligatoire au Centre de recherche doivent être déclarés à l’adresse à info.rh@crchudequebec.ulaval.ca. Merci de confirmer le nom, prénom et nom du supérieur.

Lorsque votre période d'isolement de 14 jours est terminée, communiquer à nouveau avec votre supérieur et confirmer à l’équipe RH du Centre de recherche votre date de retour en suivant les directives du CHU.

Les employés qui sont partis en voyage depuis le 16 mars 23h59 devront être en isolement obligatoire non rémunéré pour une période de 14 jours et devront utiliser leurs banques pour couvrir leur absence, tel que précisé dans les directives du CHU, dans la section « Dois-je m'isoler? ».

Déplacements hors Québec

Les demandes d’autorisation de déplacement hors Québec sont suspendues. Aucune nouvelle demande ne sera approuvée jusqu’à nouvel ordre.

Interruption de séjour pour les étudiants actuellement à l’étranger

Les directives de l’Université Laval doivent être suivies par tous les étudiants, voir la section « Retour des personnes en provenance de l'étranger » au lien suivant www.ulaval.ca/notre-universite/coronavirus-2019  et  suivre les directives précisées par le Bureau International (BI) de l’UL, qui demande à tous les étudiants d’interrompre leur séjour et de rentrer au Québec.

Une période d’isolement de 14 jours est obligatoire.

Interruption de séjour pour les salariés du CHU

Il n’y a pas de directive d’interrompre actuellement.

La directive du CHU en vigueur est que tous les déplacements et engagement professionnels à l’extérieur du Canada sont suspendus jusqu’à nouvel ordre.

Remboursement pour cause d’annulation d’un événement qui se tenait à l’extérieur du pays

Pour les fonds gérés au CHU : La direction des ressources financières du CHU respectera les critères des organismes subventionnaires concernant le remboursement des frais engagés en prévision d’un déplacement annulé en raison de la COVID-19.

À cet effet, les réclamants devront joindre la documentation pertinente confirmant l’admissibilité de ces remboursements. Nous vous invitons toutefois à utiliser les diverses options à votre disposition afin d’obtenir un remboursement partiel ou complet des transporteurs et hôteliers, afin de limiter les pertes associées à la COVID-19 imputées dans vos projets de recherche.

Le formulaire Engagement de remboursement doit être rempli, signé et joint avec la demande de remboursement.

Pour les fonds gérés à l'UL : Les organismes subventionnaires ont émis des directives concernant le remboursement de la participation à des événements à l’extérieur du pays.

Les trois organismes subventionnaires fédéraux confirment que le remboursement des frais de déplacement non remboursables à même leurs propres fonds est possible, compte tenu de l’incidence de la COVID19. Cela s’applique aux déplacements tant des chercheurs principaux que du personnel de recherche lorsqu’une annulation survient pour l’une des raisons susmentionnées.

Règles pour le télétravail

Le télétravail doit être autorisé par le supérieur en tout temps.

Il est de la responsabilité du supérieur de déterminer ce qui peut ou ne peut pas être fait en télétravail.

Il est nécessaire de convenir d'un plan de télétravail pour s'assurer d'avoir des objectifs et attentes clairs.

Il est important de faire un suivi régulier à son supérieur. À cette fin, l’outil Formulaire rapport d’activité vous est proposé.

Si un employé refuse de se présenter, il doit malgré tout y avoir une entente avec le gestionnaire pour l’utilisation des banques disponibles (vacances, congés de maladie, etc.).

Si une partie seulement des tâches peut être effectuée à distance, une présence au travail peut être nécessaire pour effectuer les tâches exigeant l’accès au réseau ou à certaines applications. Certaines tâches ne peuvent être réalisées en télétravail et doivent donc être réalisées sur place.

Le CHU de Québec a émis de nouvelles orientations concernant le télétravail et celles-ci servent désormais de référence pour le CRCHU.

Des démarches sont en cours afin d’augmenter les accès au BVI.

Consulter la section Informatique pour les outils disponibles.

Accès aux plateformes informatiques pour faire du télétravail (ex:  dossiers patients électroniques ou réseaux partagés)

Voir le point « Règles pour le télétravail ».

Utilisation des postes informatiques CHU ou CRCHU des équipes pour faire du télétravail

Pour des raisons de sécurité informatique, le CRCHU, en accord avec la directive de la DRI du CHU de Québec, juge qu'il n'est pas sécuritaire d’utiliser les postes informatiques de bureau des travailleurs à la maison. Comme il est indiqué dans les directives du CHU sur le télétravail, ce dernier est à favoriser « selon la situation et les possibilités ». 

Les ordinateurs portables sont bien sûr des outils appropriés pour faire du télétravail. 

Consignes pour les feuilles de temps des employés

À la suite de discussions tenues au bureau de direction du CRCHU du 27 mars, il est encouragé de maintenir la rémunération des employés du CRCHU et de la SGP rémunérés par le CHU de Québec si les fonds sont disponibles.   

Il est de la responsabilité du chercheur de convenir avec ses employés du travail à effectuer. 

S'il y avait des changements à apporter au dossier des employés, il est important que le chercheur avise au préalable le service des ressources humaines du Centre de recherche dans les meilleurs délais. 

Précisions pour les employés

Si vous faites du télétravail, il est important de préciser dans votre relevé de présence au champs “commentaire de l’employé”, les dates où vous étiez en télétravail pour référence ultérieure. Des précisions sur le télétravail sont disponibles dans la section Organisation du travail. 

Coordonnées du service des ressources humaines du CRCHU

Merci de communiquer par courriel Info.rh@crchudequebec.ulaval.ca

Service santé, sécurité et qualité de vie au travail (SSSQVT)

Pour les questions sur la santé au travail

Poste 55525 | De 7 h à 19 h tous les jours

Programme d’aide aux employés

Pour parler en confiance de vos préoccupations par rapport à la situation actuelle (inquiétudes, impacts sur vos vies personnelle et professionnelle, etc.)

1 800 361-2433, option 2

Soutien psychosocial

Voir la page du CHU de Québec à ce sujet

Programmes d’aide aux étudiants

Centre d'aide aux étudiants

  • Soutien psychologique à distance
  • Propositions de lecture pour les étudiants chez qui la situation déclenche des inquiétudes et de l'anxiété

Bureau des bourses et de l'aide financière (BBAF)

Bureau de la vie étudiante

Code à utiliser si la personne doit être en Isolement obligatoire 14 jours

Vous devez le déclarer à votre supérieur et informer les ressources humaines du Centre de recherche à l’adresse : info.rh@crchudequebec.ulaval.ca.  Vous serez autorisé à utiliser le code ”ISOLE” qui est au même endroit que “RECHE” dans Logibec. Des précisions seront données pour préciser les cas autorisés à utiliser le code.

Clinique de dépistage pour les employés seulement

Accès au service de garde d’urgence

Employés de 70 ans et plus

Employés de la Société de gestion du personnel (SGP)

Pour toute question, veuillez contacter karine.trudel@crchudequebec.ulaval.ca

Annulation ou suspension de l’inscription à l’Abonne-Bus

Les employés ayant complété une année complète d'abonnement peuvent suspendre ou annuler leur abonnement. Merci de suivre les instructions sur l’extranet.

Information concernant les assurances avec Industrielle Alliance en lien avec la Covid-19

Les documents concernant les assurances pour les membres du Centre de recherche se trouvent sur l'extranet : http://www.crchudequebec.ulaval.ca/extranet/dr/ressources-humaines/employes-salaries-au-chu/assurance-collectives-au-centre-de-recherche/

Directive pour les patients qui participent à des projets de recherche

  • La Direction de la recherche demande de suspendre le recrutement de nouveaux participants sur les sites du CHU de Québec-Université Laval, et de restreindre ses activités aux services essentiels.
  • Le recrutement peut se poursuivre dans les cas où :
  • Il n’existe aucune autre alternative thérapeutique pour le patient,

Et/ou

  • Un bénéfice clinique a été évalué par le médecin.

Les projets portant directement sur le SARS-cov-2 et d’oncologie pédiatrique ne sont pas touchés par cette directive pour le moment.

De plus, les essais cliniques interventionnels en cours où les participants sont actuellement sous traitement (médicament à l’essai) peuvent se poursuivre conformément au protocole.

Les personnes responsables de projets de recherche clinique en cours doivent s'assurer que les services nécessaires (plateaux techniques) sont encore offerts. Il se pourrait que du délestage d’activités cliniques affecte vos projets. 

Patients provenant des régions

Suivre les directives du CHU de Québec 

Accès aux examinateurs  externes en recherche clinique

  • Toutes les visites de vos partenaires externes (initiation, fermeture, surveillance ou autres) doivent être suspendues, annulées ou reportées, et ce, jusqu’à ce qu’un avis soit fait vous autorisant à en planifier.
  • Si le projet se passe en dehors d’un site CHU, suivre les directives institutionnelles (ex. CIUSSS). En l’absence de directives institutionnelles, les examinateurs ayant séjourné à l’extérieur du pays seront refusés, les autres acceptés.

Communication à l’attention des partenaires concernant les recommandations applicables au CRCHU

Version française

Version anglaise

Réduction ou report des prélèvements sanguins chez des donneurs sains (service prélèvements CHUL pour chercheurs fondamentaux)

Les activités de recherche suivent leur cours, mais seulement avec des donneurs sains qui sont inscrits au registre et qui sont des employés du CHU.  Le donneur ne doit pas présenter de symptômes, (bonnes pratiques de base).

Mémo du Comité d’éthique de la recherche

Mise à jour du 2020-03-25 : CER - Bulletin du 25 mars 2020

Avis de Santé Canada aux promoteurs d'essais cliniques

Nouvelles mesures de distribution des médicaments (SMEC)

Formulaire d'envoi pharmacie

Avis pharmacie version française

Avis pharmacie version anglaise

Mesures en cas d’absence du personnel pour offrir le service régulier de laverie

Le cas échéant, nous allons réduire les activités et former du personnel de remplacement. 

Pour toute question relative à l’animalerie, veuillez référer à l’extranet du Centre de recherche :  http://www.crchudequebec.ulaval.ca/extranet/animalerie/covid-19-plan-de-continuite-des-services/ 

Demandes d'accès à distance TS, BVI-OTP et Cristal-Net/DPE

Pour déterminer si vous devez avoir un accès à distance TS ou BVI

http://www.crchudequebec.ulaval.ca/equipe-ti/dri-chu/connexions-a-distance/

Accès à distance au réseau DCRCHU (TS : portailcr.chudequebec.ca)

L’accès  TS  avec  une identification  à  deux facteurs (usager-mot de passe réseau  PLUS  mot de passe unique  [OTP]) pour le réseau du CRCHU est de nouveau en fonction.

La procédure pour faire une demande d’accès est disponible en suivant ce lien : http://www.crchudequebec.ulaval.ca/equipe-ti/dri-chu/portailcr/

Accès à distance BVI-OTP et Cristal-Net/DPE (réseau domain_CHUQ)

La Direction du Centre de recherche (DR) s’appuie sur la directive du CHU de Québec-Université Laval quant aux mesures applicables pour le télétravail.

Considérant le volume très élevé de demandes reçues de toutes part et dans le contexte particulier du Centre de recherche, où chaque équipe dispose de son autonomie et la DR est en support, nous n’avons pas cette même structure avec un gestionnaire de la DR par équipe pour rapporter la situation au directeur.

Veuillez consulter les  lignes directrices pour les équipes de recherche du CRCHU et  la procédure pour faire une demande en suivant ce lien : http://www.crchudequebec.ulaval.ca/equipe-ti/dri-chu/bvi-otp/

Nous vous rappelons aussi les Habitudes à prendre pour faciliter l’utilisation des outils de travail à distance du CHU ci-dessous.

Relevé de présence électronique

L’accès nécessite un usager-mot de passe domain_CHUQ (clinique) et un tutoriel est disponible sur cette page : http://www.crchudequebec.ulaval.ca/equipe-ti/dri-chu/portailrh/.

Pour activer votre usager domain_CHUQ (désactivé après 90 jours sans utilisation) ou pour faire générer votre code QR si vous êtes à distance : contactez la DRI via l'intranet du CHU, au poste 66200 ou via courriel à assistance.informatique@chudequebec.ca.

Habitudes à prendre pour faciliter l’utilisation des outils de travail à distance du CHU

Merci de ne faire que le travail nécessaire en TS/BVI, car la demande en bande passante est plus élevée avec le TS qu’avec le BVI. Autant que possible, se brancher, se transmettre les fichiers (ou l’information) requis par courriel ou par les outils Office365, puis se débrancher. Certains travaux devront se faire en personne, dans les locaux du CHU.

Les temps de connexion doivent être divisés dans l’équipe afin de respecter le ratio suggéré de 25%.
Par exemple, partager le temps de connexions au TS ou au BVI-OTP dans un groupe : groupe 1 entre 8h et 11h, groupe 2 entre 11h et 14h, groupe 3 entre 15h et 18h et groupe 4 entre 18h et 21h.

Les outils Office 365 ne doivent pas être utilisés pour manipuler des données de patients dans le nuage.

Démarche à faire si vous souhaitez recevoir les avis du CRCHU via l'adresse Info Covid-19

Si une adresse @crchudequebec.ulaval.ca vous a été attribuée, c’est cette dernière qui est utilisée dans les listes de diffusion.

Si vous n’avez jamais utilisé cette adresse ou que vous n’êtes plus capable d’y accéder, communiquez avec l’équipe TI via l’adresse office365@crchudequebec.ulaval.ca.

Si vous voulez rediriger vos courriels vers une autre adresse institutionnelle, suivez les instructions à l’adresse https://support.office.com/fr-fr/article/transf%C3%A9rer-du-courrier-%C3%A0-partir-d-office-365-vers-un-autre-compte-de-courrier-1ed4ee1e-74f8-4f53-a174-86b748ff6a0e

Pour accéder aux outils Office 365 ou à vos courriels CRCHU via le web

L’adresse du portail Office 365 est https://portal.office.com

Outils Office 365 disponibles à tous les membres ayant une adresse de courriel CRCHU

Outlook web
La version en ligne d’Outlook vous permet d’avoir accès à vos courriels, votre calendrier et vos contacts peu importe où et avec quel  appareil  (ordinateur, tablette, mobile). Vous n’avez besoin que d’un navigateur récent.

OneDrive
Chaque compte Office 365 met à votre disposition un espace de stockage de 1 To dans le nuage.  Cela vous permet d’y déposer des fichiers et des dossiers dont vous avez besoin pour travailler au bureau ou à distance.  Vous pouvez même partager vos dossiers et fichiers avec qui vous voulez.

SharePoint
Vous voulez  un endroit pour que les membres de votre équipe puissent partager des fichiers, des informations, des nouvelles?  SharePoint vous permet de vous faire facilement et rapidement un site d’équipe.

Teams
Teams permet de créer des équipes et de rester en contact avec leurs membres en communiquant par écrit (chat), par voix ou par vidéo.  Il permet aussi de communiquer avec les utilisateurs Skype Entreprise du CHU et d’ailleurs.  Teams est le successeur pour remplacer éventuellement Skype Entreprise.

Skype Entreprise
Pour garder le contact avec les autres membres du CRCHU (et même vos collaborateurs extérieurs), Skype Entreprise vous permet de communiquer par écrit (chat), par voix ou par vidéo avec tout utilisateur Skype Entreprise ou Microsoft Teams.

Planner
Vous voulez gérer l’avancement des tâches de votre équipe?  L’outil  Planner  vous permet de créer des tâches, de les assigner à des membres de votre équipe et de suivre leur état d’avancement.

Word, Excel, PowerPoint web
Intégré à Office 365, des versions web de ces 3 outils vous permettent de consulter, de modifier et même de créer de nouveaux fichiers sauvegardés sur votre OneDrive ou sur le SharePoint de votre équipe.

OneNote
Vous cherchez un outil vous permettant de prendre des notes de façon numérique et d’y avoir accès sur tous vos appareils (ordinateur, tablette, mobile, web)?  OneNote vous permet de tenir des cahiers de notes ou vous pouvez intégrer des notes tapées ou manuscrites, des photos et des documents numérisés ou sauvegardés.

En plus de l’interface web pour ces outils, des  applications  gratuites  (PC, Mac, Android et iOS)  existent pour la majorité de  ces outils.

Données non dénominalisées et OneDrive/Sharepoint

Vous ne devez pas déposer ce genre de données sur OneDrive et/ou SharePoint.

Accès à l’Extranet du CRCHU à distance

Si vous avez besoin d’accéder au site Extranet du CRCHU à partir de l’extérieur des réseaux du CHU (hôpital et recherche), veuillez nous contacter via siteweb@crchudequebec.ulaval.ca.

Pour obtenir du soutien sur Office 365, le site web du CRCHU ou les courriels CRCHU

Nous avons créé pour vous un site web regroupant des formations en ligne, des liens vers les applications Office 365 selon votre plate-forme informatique et des liens rapides d’aide pour les fonctions principales des outils Office 365, du site web et des boîtes courriels CRCHU. Vous trouverez ce site à l’adresse : http://www.crchudequebec.ulaval.ca/equipe-ti/.

Si vous avez besoin d’aide  supplémentaire  pour l’utilisation d'Office 365 ou de votre courriel CRCHU, vous pouvez nous contacter par courriel à  office365@crchudequebec.ulaval.ca.

Si vous avez besoin d’aide  supplémentaire  à propos du site web ou de l'extranet du CRCHU, vous pouvez nous contacter par courriel à siteweb@crchudequebec.ulaval.ca.

Pour obtenir du soutien sur le TS, le BVI, le BVI-OTP

La DRI a mis en place une cellule spéciale pour toutes vos questions ou problèmes rencontrés en télétravail (TS, BVI, BVI-OTP).  Vous pouvez la rejoindre au 418-525-4444, poste 55565.

Pour obtenir du soutien sur les courriels CHU

Vous devez contacter la DRI du CHU via l’intranet du CHU ou au 66200.